Geplantes Projekt: Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx

Ein durchdachtes Dokumentenmanagement ist in der digitalen Welt unerlässlich – und genau hier setzt mein nächstes Projekt an. Mit der Open-Source-Software Paperless-ngx plane ich eine Lösung, die den gesamten Prozess der Dokumentenverwaltung automatisiert und effizient gestaltet.

Die Software wird in einem Docker-Container auf einer dedizierten VM betrieben und regelmäßig verschlüsselt auf einer externen Festplatte sowie im Hetzner Cloud Storage gesichert. So bleibt der Datenschutz gewährleistet, und wichtige Daten sind vor Verlust geschützt.

Wie der Prozess (möglicherweise) abläuft:

1. Dokumente werden mit meinem Brother ADS-1700W Scanner gescannt – beidseitig, falls erforderlich.
2. Die gescannten Dateien landen automatisch in einem „zu verarbeiten“-Ordner.
3. Paperless-ngx übernimmt von hier: Es ruft die PDFs ab, verarbeitet sie mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und analysiert den Inhalt.
4. Basierend auf vordefinierten Regeln wie Schlüsselwörtern, Datumserkennung oder Dokumententyp legt die Software die Dateien übersichtlich ab – inklusive einer intelligenten Verschlagwortung für die einfache Suche.

Was macht Paperless-ngx besonders?

• OCR-Funktionalität: Alle Texte in gescannten Dokumenten werden durchsuchbar gemacht, was die Suche und das Wiederfinden enorm erleichtert.
• Regelbasierte Ablage: Dokumente werden automatisch organisiert und an den richtigen Speicherort verschoben, was Zeit spart.
• Webinterface: Eine intuitive Benutzeroberfläche erlaubt es, Dokumente schnell zu durchsuchen, anzuzeigen und zu verwalten.
• Open-Source-Vorteile: Kosteneffizient und flexibel erweiterbar, ohne an proprietäre Systeme gebunden zu sein.

Die Vorteile auf einen Blick:
Mit Paperless-ngx möchte ich Papierberge endgültig digitalisieren und die Verwaltung von Dokumenten vereinfachen. Statt Zeit mit manueller Organisation zu verschwenden, kann ich mich auf die Suche nach Informationen konzentrieren – schneller, smarter und sicher.

Dieses Projekt ist für mich nicht nur eine technische Herausforderung, sondern auch eine Chance, die Möglichkeiten moderner Open-Source-Software voll auszuschöpfen. Ich freue mich darauf, diese Lösung bald in Betrieb zu nehmen!

Weitere Infos unter https://docs.paperless-ngx.com